Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzerklärung für den Bewerbungsprozess

Tok GmbH

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Tok GmbH
Einstein Ring 5
D-48599 Gronau (NRW)
Deutschland
Tel.: +49 (0)2562-96 400
E-Mail: info@tokfood.com
Website: www.tokfood.com

Die Tok GmbH hat ihren Sitz in Gronau, Deutschland.

Datenschutzbeauftragter:
Michel Tok
E-Mail: info@tokfood.com

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wenn Sie sich bei uns bewerben (per E-Mail oder über unser Online-Bewerbungsformular), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:
• Prüfung Ihrer Bewerbung
• Durchführung des Bewerbungsverfahrens
• Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
• Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung

Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)
• § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

3. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir folgende Daten verarbeiten:
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• LinkedIn-Profil (sofern angegeben)
• Anschreiben
• Lebenslauf (CV)
• Referenzen
• Weitere Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (z. B. Geburtsdatum, Anschrift)

Wir bitten Sie, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, politische Meinungen) zu übermitteln, sofern hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

4. Zugriff auf Ihre Daten
Ihre Bewerbungsdaten sind ausschließlich zugänglich für:
• Berechtigte Mitarbeitende der Personalabteilung
• Führungskräfte, die in das jeweilige Bewerbungsverfahren eingebunden sind
Alle Daten werden vertraulich behandelt.
5. Speicherdauer
Sofern Ihre Bewerbung nicht zu einem Beschäftigungsverhältnis führt, werden Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert.

Diese Speicherdauer ergibt sich aus möglichen gesetzlichen Verpflichtungen nach deutschem Arbeitsrecht (z. B. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz – AGG).

Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten dauerhaft gelöscht oder anonymisiert.

6. Beschäftigungsverhältnis
Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis mit der Tok GmbH, werden Ihre Bewerbungsunterlagen Bestandteil Ihrer Personalakte und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert.

7. Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn:
• dies ist gesetzlich vorgeschrieben, oder
• dies ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich (z. B. IT-Dienstleister für das Hosting unserer Systeme).

Sofern wir eine externe HR-Software (z. B. Personio) einsetzen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Speicherung personenbezogener Daten erfolgt innerhalb der Europäischen Union.

8. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Veränderung zu schützen.

Die Datenübertragung über unsere Website erfolgt verschlüsselt mittels TLS-Technologie.

9. Ihre Rechte
Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
info@tokfood.com

Wir werden Ihre Anfrage innerhalb eines Monats beantworten.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde in Deutschland einzulegen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
www.ldi.nrw.de

11. Änderungen
Die Tok GmbH behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an aktuelle rechtliche Anforderungen anzupassen oder Änderungen im Bewerbungsverfahren umzusetzen.

Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.